La formation n’est pas un privilège réservé à quelques privilégiés : elle s’impose comme un droit fondamental pour chaque salarié désireux de renforcer ou d’actualiser ses compétences. Un impératif pour rester dans la course, évoluer, s’adapter. Pour l’employeur, l’équation est limpide : la loi l’oblige à investir dans la montée en compétences de ses équipes. Mais dans la réalité, cet engagement se traduit par deux postes de dépenses bien distincts : celles qu’on voit venir, comme les formations elles-mêmes, et celles qui se glissent dans les lignes budgétaires, à savoir les contributions obligatoires. Pour bâtir un budget formation cohérent, il faut d’abord cerner précisément le cadre légal et les mécanismes de financement.
Connaître les obligations des employeurs en matière de financement des formations
Avant de sortir la calculette, il faut saisir la logique des dispositifs qui régissent le financement de la formation professionnelle en entreprise. Les employeurs sont tenus d’accompagner l’adaptation et l’évolution professionnelle de leurs collaborateurs, ce qui passe par une contribution financière. Concrètement, une part de la masse salariale doit être consacrée, chaque année, au développement des compétences et à la participation au système national de formation continue. Le budget formation d’une société repose donc sur deux piliers : le financement direct des actions de formation et la participation au financement global de la formation professionnelle.
Le financement direct de formations
Première composante : l’entreprise peut choisir de financer en direct des actions de formation à destination de ses salariés. Ce levier, intégré au plan de développement des compétences, n’a rien d’obligatoire mais s’avère vivement conseillé, tant il permet d’anticiper les besoins en compétences et d’organiser la montée en expertise de l’équipe. Pour l’activer, il s’agit de recenser précisément les besoins des salariés, puis d’intégrer les formations jugées prioritaires, validation des acquis, bilans de compétences, perfectionnements ciblés, dans le plan annuel. L’employeur prend alors à sa charge les coûts liés à ces formations. À noter : les structures de moins de 50 salariés peuvent solliciter un appui financier auprès de leur OPCO, un coup de pouce non négligeable pour les petites équipes.
Le financement de la formation professionnelle
Vient ensuite la participation obligatoire via la CFP et la CPF-CDD. La contribution à la formation professionnelle (CFP) concerne toutes les sociétés, peu importe leur taille ou leur secteur d’activité. Elle s’acquitte au même titre que les autres taxes annexes de la masse salariale. Parallèlement, la contribution CPF-CDD vise à financer les droits à la formation des salariés en contrat à durée déterminée. Impossible d’y couper : toute entreprise employant au moins un salarié en CDD dans l’année doit s’en acquitter, quelle que soit sa configuration. Ces deux contributions constituent la base du financement collectif du système de formation en France.
Calculer le budget de formation d’une entreprise en fonction des contributions
Pour établir un budget de formation précis, il ne suffit pas de comptabiliser les frais directs. Il faut aussi intégrer l’ensemble des contributions obligatoires, ainsi que tous les coûts annexes rattachés à la mise en œuvre du plan de développement des compétences.
La contribution à la formation professionnelle (CFP)
Le calcul de la CFP dépend du nombre de salariés. Pour les sociétés de moins de 11 salariés, le taux s’élève à 0,55 % de la masse salariale brute. Pour celles comptant 11 salariés et plus, il grimpe à 1 %. Ce prélèvement se base sur la même assiette que les cotisations sociales, et la période de référence correspond à l’année civile. Prenons un exemple : pour verser la contribution de 2021, il faudra additionner l’ensemble des salaires bruts versés du 1er janvier au 31 décembre 2021.
La contribution CPF-CDD
Cette cotisation s’élève à 1 % des rémunérations perçues par les salariés en CDD. Elle est calculée, là encore, sur la même assiette que la CFP, à savoir la masse salariale brute. Même logique : toute entreprise employant temporairement doit prévoir cette ligne budgétaire.
Le plan de développement des compétences
Au-delà des contributions obligatoires, il faut prendre en compte toutes les dépenses générées par les formations inscrites dans le plan de développement des compétences. Cela ne se limite pas au coût de la formation elle-même. Il faut aussi anticiper :
- Les frais de déplacement et d’hébergement, souvent inévitables lorsque la formation se déroule à l’extérieur
- Les frais de restauration
- La rémunération du salarié pendant le temps de formation
- L’éventuel coût du remplacement temporaire
L’addition de ces différents postes, contributions, frais de formation, coûts logistiques et salariaux, permet d’obtenir une estimation globale du budget formation annuel. Chaque entreprise peut ainsi piloter sa politique de formation en disposant d’une vision claire, sans mauvaise surprise en cours de route.
Maîtriser son budget formation, c’est investir dans l’agilité de son équipe et dans la pérennité de son activité. Lorsqu’un salarié franchit la porte d’une salle de formation, ce n’est pas seulement un poste de dépense qui s’ouvre, mais un horizon de compétences nouvelles qui se dessine pour l’entreprise entière.
