Le coffre-fort numérique MyPeopleDoc n’a pas été conçu pour les CDI exclusivement. L’ordonnance n° 2016-1673 et son décret d’application du 16 décembre 2016 ont posé un cadre clair : un intérimaire ou un CDD bénéficie du même droit à la dématérialisation qu’un salarié permanent. Les articles L.3243-2 et R.3243-7 du Code du travail imposent à l’employeur qui opte pour le bulletin de paie électronique de garantir l’accessibilité du coffre-fort pendant une durée minimale, y compris après la fin du contrat.
Portabilité du coffre-fort MyPeopleDoc entre missions courtes
La loi pour une République numérique du 7 octobre 2016 a consacré le principe du coffre-fort numérique personnel. Lorsqu’un employeur alimente un coffre dont le salarié est titulaire, ce dernier conserve l’accès à ses documents après son départ, sans frais.
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Pour un intérimaire qui enchaîne les missions chez des agences différentes utilisant MyPeopleDoc, les documents déposés par chaque employeur coexistent dans le même espace. Bulletins de paie, contrats de mission, attestations Pôle emploi : tout reste accessible depuis un compte unique, à condition que chaque agence ait bien rattaché les envois à la même adresse e-mail.
Nous observons un point de friction fréquent : quand l’agence d’intérim crée le compte avec une adresse e-mail différente de celle utilisée par un précédent employeur, un second coffre est généré. Le salarié se retrouve avec deux espaces distincts, sans possibilité de fusion automatique. La seule solution passe alors par le support UKG (ex-PeopleDoc) pour demander un regroupement manuel.
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Accès au coffre-fort MyPeopleDoc après la fin d’un CDD
Le contrat prend fin, mais le coffre reste. C’est le principe posé par la loi de 2016, et MyPeopleDoc l’applique : l’employeur perd tout accès au coffre du salarié dès la rupture du contrat. Le titulaire conserve ses documents aussi longtemps que le service existe.
Le stockage des bulletins de paie est assuré par Arkhinéo, filiale de la Caisse des Dépôts. Cette architecture garantit l’intégrité des fichiers même en cas de défaillance de la plateforme MyPeopleDoc elle-même. Les documents conservent leur valeur probante juridique, équivalente à un original papier signé.
Délai d’accessibilité réglementaire
Le Code du travail fixe une durée minimale de disponibilité des bulletins dématérialisés. L’employeur qui choisit MyPeopleDoc doit garantir cette durée, quel que soit le type de contrat. Un CDD de trois mois génère la même obligation qu’un CDI sur ce point précis.
En pratique, le compte reste actif sans limitation tant que le salarié ne demande pas sa suppression. Nous recommandons de ne jamais supprimer un coffre-fort contenant des bulletins de paie : ces documents servent au calcul des droits à la retraite et leur reconstitution est souvent impossible.
Limites concrètes de MyPeopleDoc pour les contrats courts
L’outil fonctionne bien quand l’agence d’intérim ou l’employeur a déployé la solution. Le problème est en amont.
- L’activation du coffre-fort nécessite un code unique fourni par le service RH lors de l’onboarding. Pour une mission d’une semaine, certaines agences ne prennent pas la peine de lancer la procédure et envoient le bulletin par courrier
- Chaque employeur utilisant MyPeopleDoc dépose les documents dans le coffre du salarié, mais aucun tableau de bord ne consolide les revenus issus de plusieurs employeurs. Le salarié doit lui-même reconstituer ses cumuls pour sa déclaration fiscale ou une demande de prêt
- L’interface ne permet pas de créer des dossiers personnalisés ni de renommer les fichiers. Avec plusieurs dizaines de missions par an, la navigation devient laborieuse sans système de tri par employeur
- Le coffre-fort n’intègre pas les documents des employeurs qui utilisent un autre prestataire (Digiposte, Cegedim). La centralisation complète des documents RH reste impossible si les employeurs successifs n’utilisent pas tous MyPeopleDoc
Cas particulier des agences d’intérim multi-sites
Les grands groupes d’intérim déploient parfois MyPeopleDoc au niveau national, ce qui simplifie la situation. Un intérimaire inscrit dans plusieurs agences du même réseau retrouve tous ses documents dans un seul coffre.
Les agences indépendantes ou les PME recourant à l’intérim de manière ponctuelle n’ont pas toujours souscrit à la solution. Dans ce cas, le salarié reçoit ses bulletins au format papier ou par e-mail simple, sans valeur probante renforcée.
Droits du salarié intérimaire face au refus de dématérialisation
Un employeur peut choisir la dématérialisation sans recueillir l’accord préalable du salarié. Le Code du travail prévoit un mécanisme inverse : le salarié peut exiger un retour au format papier à tout moment, et l’employeur doit s’y conformer.
Pour les intérimaires, ce droit d’opposition s’exerce auprès de l’agence d’emploi, pas auprès de l’entreprise utilisatrice. La distinction compte, car c’est l’agence qui émet le bulletin de paie et qui a la relation contractuelle avec le salarié.
L’opposition au format électronique ne supprime pas le coffre-fort déjà créé. Les documents précédemment déposés restent accessibles. Seuls les futurs bulletins seront transmis sur papier.
Récupération des documents en cas de fermeture d’agence
Si l’agence d’intérim cesse son activité, les documents stockés chez Arkhinéo ne disparaissent pas avec elle. Le salarié conserve son accès personnel au coffre-fort. C’est un avantage direct du modèle MyPeopleDoc par rapport à un simple envoi par e-mail, dont la pérennité dépend du fournisseur de messagerie.
Le cadre réglementaire protège les intérimaires et CDD au même titre que les salariés permanents. La difficulté n’est pas juridique mais opérationnelle : obtenir l’activation du coffre sur des missions courtes, gérer la multiplicité des employeurs, et accepter que la centralisation totale reste tributaire des choix technologiques de chaque agence.
