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Comment faire un plan d'un projet ?

Aujourd'hui, nous allons examiner de près ce qu'est un plan de projet, sa structure, ainsi que des conseils d'experts et des astuces pour en faire un succès.

Un projet est avant tout une initiative qui vise à mettre en œuvre une idée ou un produit spécifique.

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Cela nécessite une approche qui est l'objet principal de la gestion de projet.

Toutefois, avant de se lancer dans la réalisation des produits ou services attendus par le projet, il est nécessaire de définir tous les axes principaux du projet, et comment il sera réalisé.

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Ce document initial, appelé plan de projet, aborde les principaux points de la gestion de projet :

  • les objectifs du projet ;
  • la portée du projet ;
  • l'organisation des acteurs du projet ;
  • les risques inhérents au projet et le plan de gestion des risques ;
  • les tâches, leurs coûts et les délais d'exécution ;
  • le plan de communication ;

Il est essentiel de comprendre le positionnement du plan de projet dans la gestion globale du projet, que nous verrons ensuite.

Qu'est-ce qu'un plan de projet ?

Un plan de projet est avant tout un document qui est l'un des premiers livrables de la gestion de projet.

Il s'agit de la feuille de route pour le chef de projet et ses collaborateurs directs. Il présente les lignes directrices pour la conduite du projet, dans une approche plus opérationnelle que stratégique.

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Un plan de projet efficace doit donc décrire, de manière objective et complète, tous les aspects clés de la gestion de projet, dont les plus notables ont été cités dans l'introduction.

Le plan de projet est basé sur la charte de projet, qui est une forme de carte d'identité de projet.

En savoir plus sur la charte de projet.

Qui planifie le projet et qui sont les acteurs à impliquer ?

Ce document doit être élaboré sous la direction du chef de projet, ou entrepreneur principal, en tant que responsable de la mise en œuvre du projet.

Pour ce faire, ce dernier doit s'appuyer sur toutes les ressources pertinentes du projet identifiées pour mener à bien le projet.

En effet, rédiger une bonne planification de projet repose sur le principe selon lequel nous avons :

  • une bonne compréhension de la charte de projet ;
  • suffisamment de recul pour définir en amont les voies que les équipes de projet emprunteront ;
  • a tiré parti des expériences ultérieures (erreurs, opportunités d'amélioration, etc.)
  • ; un bon contrôle des résultats attendus à la fin du projet.

Concrètement, l'élaboration du plan peut suivre la logique suivante :

  1. 1Recevoir la charte de projet du client ou du parrain du projet ;
  2. 2Développer le plan et ses parties connexes (présentés plus loin dans l'article) ;
  3. 3Avoir le plan de projet validé par les autres parties prenantes, et notamment par les représentants au plus haut niveau de la gestion de projet.

Il est très important de faire valider le plan de projet avant sa mise en œuvre, au risque de vous exposer à un litige au cours du projet.

Modèle de plan de projet

Avec une étude de cas concrète

À quelle étape du projet devriez-vous planifier ?

Le plan est une boussole pour le cycle de vie du projet.

Il doit être réalisé, au premier plan de la phase d'organisation et de planification.

En réalité, c'est ce plan qui est mis en œuvre lors de la réalisation ultérieure du projet.

Quelles erreurs éviter lors de la rédaction du plan de projet ?

Il est important de comprendre que le plan est différent de la charte de projet.

La charte de projet présente, de manière succincte, les éléments clés du projet et peut être considérée comme une lettre de mission du client certifiant le lancement effectif du projet.

Le plan de projet, en revanche, est la première réponse de la gestion de projet à la gestion de projet, dans la gestion de projet.

Également le principal les erreurs à éviter lors de l'élaboration d'un plan de projet sont :

  • Ne soyez pas généraliste  : Ce document doit fournir tous les détails possibles sur la planification du projet. Cela doit être clair sans laisser de flancs aux pulsions d'interprétation ;
  • Travailler en aparté dans la rédaction du plan  : même si une première ébauche du plan peut être rédigée par le chef de projet, il est nécessaire de combiner toutes les autres compétences impliquées dans le projet. Le plan de projet est un résultat qui doit être le résultat d'un travail collégial de toute l'équipe de projet ;
  • Démarrez le projet sans plan validé  : Le plan de projet n'est pas un document interne et est réservé à l'équipe de projet. Il engage toutes les parties prenantes pour assurer la réussite du projet. Il est donc important de le faire relire et valider par tous les acteurs du projet.

Structure du plan

Un plan de projet est composé au moins des six éléments suivants :

  1. 1Les objectifs et la portée du projet.
  2. 2Le plan de gestion des risques.
  3. 3Identification des tâches et de leur calendrier d'exécution.
  4. 4Organisation du projet : rôles et responsabilités.
  5. 5Gestion des ressources.
  6. 6Le plan de communication.

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1. Comment encadrez-vous et définissez-vous les objectifs et la portée de votre projet ?

Un projet peut très rapidement aller dans toutes les directions, selon les goûts et les inspirations des acteurs et des parties prenantes. C'est pourquoi ce livrable doit spécifier les différents périmètres à prendre en compte dans le projet.

Ces périmètres sont dérivés des objectifs et des termes de référence du projet, exprimant les besoins des parties prenantes.

Apprenez-en davantage sur la portée du projet.

2. Comment identifier et prévenir les risques liés aux projets ?

Les risques inhérents au projet doivent être identifiés et traités dans une politique de gestion des risques.

Pour certains projets de nature sensible ou dangereuse, la cartographie des risques devrait être une exigence à établir avant le début effectif des travaux.

Apprenez à identifier les risques, à créer une matrice de gestion des risques et à approfondir les risques du projet gestion.

3. Comment définir et planifier des tâches, des sous-tâches et des jalons ?

Les tâches sont les actions qui constituent l'exécution réelle du projet.

En général, le projet est d'abord décomposé en plusieurs étapes selon un aspect macroéconomique.

Par exemple : étape de conception, étape de mise en œuvre, étape de test, etc. Ensuite, pour chaque étape, nous définissons les tâches à effectuer et les jalons.

Pour en savoir plus sur la façon de définir un calendrier de macro de projet et comment créer un calendrier détaillé

4. Comment organisez-vous les ressources humaines et les rôles dans le projet ?

L'organisation des ressources humaines dans la gestion de projet est basée sur des rôles prédéfinis.

Des outils tels que la matrice RACI et la matrice des compétences seront très utiles pour organiser vos ressources.

En revanche, s'il n'a pas été défini au préalable lors de la phase d'initialisation, la gouvernance du Le projet doit également être précisé en détail.

En règle générale, au moins deux comités distincts sont prévus :

  • le comité de pilotage ;
  • le comité de projet.

Je veux que vous vous invitiez à en savoir plus sur la gestion des ressources humaines et la composition d'une équipe de projet.

5. Comment organisez-vous la mise à disposition des ressources matérielles dans le cadre du projet ?

Une bonne gestion de projet nécessite également une gestion optimale des ressources matérielles et financières.

Une planification de projet efficace doit donc présenter le plan de mise à disposition des ressources conformément au calendrier du projet.

Il s'agit d'anticiper les besoins du projet, afin de réduire les points de friction.

La planification du projet doit tenir compte des contraintes logistiques et d'autres facteurs exogènes susceptibles d'avoir un impact sur le bon déroulement du projet.

En savoir plus sur le contrôle des coûts dans la planification de projets.

6. Comment définissez-vous le plan de communication entre les acteurs ?

Le plan de communication du projet est un élément important du plan du projet.

Il définit les différents moyens de communication au cours du projet (téléphone, e-mails, réunions de travail, etc.) et donne un aperçu de la fréquence de ces communications.

Ce plan définit également les flux de communication entre les acteurs du projet (dans l'organisation interne du projet) et avec les autres parties prenantes (organisation élargie du projet).

En savoir plus sur la communication efficace au cours d'un projet

Nous vous fournissons un modèle de plan de projet que vous pouvez adapter à vos projets.

Téléchargez ce modèle de plan de projet gratuit

CONCLUSION

Le plan du projet est un document important pour la réussite du projet.

Il sert de boussole dans la conduite du projet, du début à la fin.

En conséquence, il nécessite la participation active de toutes les parties prenantes afin de s'entendre sur les différents points.

Il est également important de prendre tout le temps nécessaire pour le définir.

Le principal risque d'un plan mal défini est que nous sommes exposés à des litiges à résoudre sur des points de désaccord qui n'auront pas été définis.

Je vous invite à partager vos réflexions et vos expériences sur ce produit très important.